Zarządzanie czasem

Ciągłe patrzenie na zegarek, nawał zadań i nieustanna panika wywoływana przez terminy. Jest nawet na to medyczna nazwa: syndrom chronicznego braku czasu, a jego ofiarą możesz być ty. To wróg dobrej pracy i dobrego zdrowia. Możesz jednak poskromić bestię, nawet jeśli właśnie wymknęła ci się spod kontroli.

Presja czasu i obsesja na punkcie jego upływu – to to, co badacze nazywają syndromem chronicznego braku czasu. Powoduje on ciągły stan napięcia, który zamyka cię w błędnym kole bezustannej godziny szczytu, nawet jeśli nie ma powodu, by się spieszyć. Częste zerkanie na zegarek, nieumiejętność czekania dłużej niż przez nanosekundę, potrzeba wykonania wszystkich zadań jak najszybciej – to niektóre symptomy tego syndromu i ciągłego zniecierpliwienia, które powoduje.

Życie w pośpiechu – co tracisz?

Chroniczny brak czasu uniemożliwia koncentrację uwagi, racjonalne podejmowanie decyzji – i, w swojej najcięższej postaci, negatywnie wpływa na cały organizm, przyczyniając się do zwiększenia ryzyka m.in. chorób serca. Naukowcy uważają, że poczucie uciekającego czasu i zniecierpliwienie znacząco zwiększają ryzyko wystąpienia choroby wieńcowej.

Badacze długo łączyli opisywany syndrom z osobowością typu A, charakteryzującą wielu przedsiębiorców. Odkryto, że zwiększa on niepokój i wprawia w ruch łańcuch reakcji emocjonalnych – od niecierpliwości przez poirytowanie do wściekłości. A kiedy w każdej sekundzie skupiamy się na tym, by zrobić jeszcze więcej w jak najkrótszym czasie, zaczynamy powtarzać częściej szkodliwe nawyki: zbyt mało ruchu, fast food, rezygnowanie z odpoczynku i reduktorów stresu, takich jak hobby czy urlop – co zazwyczaj rujnuje nasze zdrowie fizyczne.

Jacek Dębski, prezes firmy zajmującej się szkoleniami, zna te objawy aż zbyt dobrze. "Czułem łomotanie serca, jakby ktoś wsadził mnie do worka. Jakby czas mnie podduszał, zegarek odmierzał wciąż rzeczy, które musiałem zrobić i nie nadążałem." Inni czują przewracający się żołądek, napięcie klatki piersiowej i karku albo mają wrażenie, że zaraz eksplodują z nadmiaru adrenaliny.

 

8razyO

 

Jacek zmagał się z syndromem chronicznego braku czasu przez osiem lat, gdy kierował swoją firmą. Rano przed naszą rozmową postanowił sprawdzić, jak często odczuwa podobne objawy. Wynik: 15 razy w ciągu czterech godzin. "Myślę: 'Muszę odpowiedzieć na e-maile, rozwiązać problem, wysłać zamówienie…" – mówi. "Czuję się, jakbym zatrzymał się na światłach i wciąż zwiększał moc silnika. Muszę się gdzieś dostać."

Zarządzanie czasem – w pułapce iluzji

Hormony szaleją, obietnica natychmiastowej nagrody nakręca nas do granic, zalewając coraz większą ilością potrzeb, które moglibyśmy zaspokoić i wrażeniem, że moglibyśmy zaspokoić je wszystkie na raz. To pułapka, w którą łatwo się złapać: syndrom chronicznego braku czasu powoduje stres, sygnały reakcji stresowej – nadmierny pośpiech, a z niego wynikają błędy i kolejne stresy. Chroniczny brak czasu tworzy iluzję, że bycie zajętym to cel sam w sobie i zmusza do ciągłej pracy bez względu na jej produktywność – tak naprawdę sprawia, że obracasz się w miejscu w bezsensownym pędzie.

Tymczasem udawanie, że coś robisz lub że się spieszysz, wcale nie sprawia, że robisz to porządnie. Musisz zdać sobie sprawę, że to prędkość a nie pośpiech ma znaczenie. Bycie efektywnym ma znaczenie. Prędkość pozwala na wzięcie pod uwagę kierunku działań, nie jest jedynie szalonym pędem. Samo poruszanie się szybko to nie wszystko. Musisz poruszać się szybko w dobrym kierunku.

Nadmierny pośpiech sprawia, że popełniasz więcej błędów, a nawet, że zapominasz, co właściwie miałeś zrobić. Syndrom chronicznego braku czasu utrudnia podejmowanie skomplikowanych decyzji i planowanie. Stres, zmuszając mózg do koncentrowania się na sytuacji kryzysowej, nie pozwala skupić się na istotnych dla pracy rzeczach. W rezultacie tracisz sprzed oczu to, co naprawdę chciałeś osiągnąć.

Podstawą syndromu chronicznego braku czasu jest potrzeba sprawowania kontroli nad czasem, ostatecznie jednak to syndrom kontroluje ciebie. Stresuje cię winda, która wlecze się niemiłosiernie, maile, na które nie odpowiedziano od razu, ryzykujesz życie, by wysłać przesyłkę zanim zamkną pocztę. Pośpiech jest właściwie stanem podobnym do upojenia alkoholowego. Rozpędzony umysł skłania cię do rzeczy, których nie zrobiłbyś, myśląc racjonalnie. Na przykład do wściekania się w kasie szybkiej obsługi, gdy ktoś przekroczy dozwoloną liczbę produktów. To bezsensowna wściekłość, a udowodniono, że prowadzi ona do chorób serca. Mężczyźni z wyższym "wskaźnikiem złości" mają 1,7 razy większą szansę na nadciśnienie, a mężczyznom z nadciśnieniem grozi 90% razy większe ryzyko choroby wieńcowej (według badania przeprowadzonego w 2007 roku na University of South Carolina).

Syndrom chronicznego braku czasu nie jest stanem sprzyjającym podejmowaniu racjonalnych decyzji biznesowych. Jesteś na łasce gwałtownych emocji człowieka pierwotnego – ciało migdałowate – siedziba reakcji stresowych, wyczuwając zagrożenie przejmuje kontrolę nad racjonalnymi częściami mózgu.

Zarządzanie czasem – przejmij stery

Paradoksalnie, nawet jeśli czujesz, że zupełnie nie masz nad nim kontroli, zapanowanie nad syndromem chronicznego braku czasu jest możliwe. Zwracaj uwagę na znaki sygnalizujące, że pędzisz – pospieszne jedzenie, szybkie mówienie i nadmierne kontrolowanie upływu czasu, kończenie wypowiedzi za innych i ciągłe uczucie zniecierpliwienia i irytacji. I, jeśli uznasz, że pędzisz, zatrzymaj się. Weź głęboki oddech. Zastanów się, czy to rzeczywiście nagły wypadek zmuszający do wyjątkowego pośpiechu, czy pułapka? Ważne, żeby zdać sobie sprawę, że nie musisz wciąż pracować na najwyższych obrotach.

Zarządzanie czasemKrzysztof Raniak, przedsiębiorca z Poznania, przekonał się na własnej skórze, że nie da się skutecznie zarządzać firmą, jeśli pozwoli się chronicznemu brakowi czasu zarządzać sobą. Nie odpowiada już na maile w ciągu pięciu minut, nie robi tego też w weekendy i o drugiej w nocy, co wcześniej powodowało, że klientom wydawało się, że jest dostępny w każdej chwili. "Bardzo łatwo jest chcieć zadowolić klientów" – mówi Krzysztof. "Ale zawsze starajmy się obiecać mniej niż możemy dać."

Najszybsi biegacze, najlepsi pływacy, najwybitniejsi tenisiści po wygranych wyścigach i meczach mawiają, że byli dużo bardziej zrelaksowani niż ich rywale. Skupiali się na swojej formie, nie na linii mety lub zegarku, nie byli więc spięci. Nie panikowali i trzymali się strategii. Byli skupieni na zadaniu, nie na czasie. To jedyna recepta na syndrom chronicznego braku czasu – pełne zaangażowanie w to, co dzieje się teraz.

Syndrom chronicznego braku czasu – jak sobie radzić?

Nad zespołem chronicznego braku czasu możesz zapanować, kiedy tylko zdasz sobie z niego sprawę. Oto najistotniejsze kroki do przywrócenia twojego racjonalnego ja:

1. Opanuj panikę
Oto najlepszy sposób na jej pokonanie: zrozum, że to nie zegarek lub naglący termin powoduje stres, ale to, co do siebie mówisz. Problemy, które masz z brakiem czasu, to zaburzenie, nieprawdziwy stan alarmowy, na który twoje ciało reaguje tak, jak na sytuację zagrożenia życia. Musisz zastąpić fałszywą narrację prawdziwą: to nie jest kwestia życia i śmierci. Stwórz sobie motto, które możesz powtarzać, by poskromić instynkt jaskiniowca, uruchamiający się, gdy pojawia się panika. Skup się na zadaniu, nie na zegarku. Rób jedną rzecz, nie pędząc do następnej, którą masz na liście.

2. Sprawdzaj prędkość
Zwracaj uwagę na znaki, gdy się ścigasz. Żołądek podchodzi ci do gardła? Serce wali? Pokonujesz schody po 2 stopnie na raz? Kiedy najsilniejsze objawy ustąpią, zatrzymaj się. Weź głęboki oddech i zwolnij. Rozluźnij mięśnie i przestań kontrolować cały wszechświat.

3. Ogranicz patrzenie na zegarek o 75%
Spoglądanie na zegarek to marnowanie czasu, dodatkowo wzmagające uczucie paniki. Możesz go zdjąć, jeśli trudno ci się powstrzymać. Zasłoń karteczką samoprzylepną zegar na monitorze komputera.

4. Zaakceptuj opóźnienie gratyfikacji
Syndrom chronicznego braku czasu potęguje potrzeba natychmiastowych rezultatów i brak akceptacji czegokolwiek, co staje na drodze do ich osiągnięcia. Zachowaj spokój w obliczu opóźnień i trudności.

5. Nie spiesz się, a zyskasz więcej czasu
Poświęć piętnaście minut każdego ranka na ustalenie priorytetów i zorganizowanie najważniejszych zadań. Obsesja na punkcie tego, czego jeszcze nie zrobiłeś, to najważniejszy objaw chronicznego braku czasu. Spisanie tych rzeczy może pozwolić ci odzyskać kontrolę. Ustalanie priorytetów i robienie list wysyła twojemu mózgowi sygnał, że nad wszystkim panujesz.

6. Mów wolniej i jedz wolniej
Syndrom chronicznego braku czasu nie ustępuje, kiedy wychodzisz z biura. Jest z tobą cały dzień i całą noc. Za każdym razem, kiedy zwalniasz, by zjeść lub coś powiedzieć, pozwalasz sobie na nowe, nie-paniczne zachowanie.

7. Bądź realistą
Syndrom chronicznego braku czasu sprawia, że zbyt optymistycznie ustalasz terminy. Myślisz, że możesz zrobić więcej niż rzeczywiście możesz w danym okresie i wyznaczasz deadline na moment, w którym chciałbyś skończyć zadanie, a nie wtedy, kiedy rzeczywiście możesz je skończyć. Zacznij od dania sobie o 20% więcej czasu na każde zadanie.

8. Uspokój swój umysł
Syndrom chronicznego braku czasu jest napędzany przez rozpędzony mózg. Medytacja może przywrócić mu zdolność opanowania bałaganu. Nie lubisz? To poczytaj książkę – byle nie podręcznik czy poradnik, ale coś, co cię wyciszy i oderwie twoje myśli i ciało od ciągłego bycia w gotowości.

 

Autor: Bartek Kulesza

Facet po 40