Komunikacja - maile

Porozumiewanie się wyłącznie za pomocą e-maili może mieć destrukcyjny wpływ na Twoje relacje z ludźmi. Rozpoczęcie kontaktu od rozmowy telefonicznej dużo lepiej wpływa na wzajemne oczekiwania i pomaga zbudować zaufanie.

Podczas eksperymentu na jednej z amerykańskich uczelni połączono w pary studentów dwóch różnych uczelni i poproszono każdą z par, by dogadała się w sprawie zakupu samochodu. Polecono im porozumiewać się tylko za pośrednictwem e-maili, ale połowie z nich pozwolono, w tajemnicy, poprzedzić negocjacje krótką zapoznawczą rozmową telefoniczną. Wyniki tego doświadczenia okazały się ciekawe. Ci negocjujący, którzy początkowo rozmawiali przez telefon, byli cztery razy skuteczniejsi w dochodzeniu do porozumienia niż ci, którzy porozumiewali się jedynie za pomocą poczty elektronicznej. Badani, którzy nigdy ze sobą nie rozmawiali, nie tylko częściej nie osiągali porozumienia, ale również częściej czuli się urażeni i zdenerwowani w związku z negocjacjami.

Komunikacja – anonimowość nie sprzyja kontaktom

Jako że każda wymiana zdań w sieci niesie ze sobą ryzyko nieporozumień, socjologowie uważają, że ludzie sobie obcy, „bez twarzy”, szczególnie często doświadczają komunikacyjnych problemów. Podczas początkowej rozmowy telefonicznej, ludzie stają się dla siebie prawdziwsi. Pomijanie zwykłych grzeczności może sprawić, że wiadomość wyda się niegrzeczna – szczególnie, jeśli komunikujący się nie znają się nawzajem. Pośpiesznie wysłany komunikat może sugerować, że nie traktujemy sprawy lub odbiorcy poważnie. A ponieważ pierwsze wrażenie często wpływa na przebieg późniejszej interakcji, dalsza wymiana maili prawdopodobnie będzie przebiegać coraz mniej efektywnie.

 

Proste życie warsztaty

Wejdź na drogę prostego życia – już teraz!

 

Element, którego brakuje w komunikacji elektronicznej to relacja, porozumienie, łatwiejsze do osiągnięcia osobiście lub przez telefon. Mimika, gesty, ton głosu – wszystkich tych społecznych sygnałów nie da się zawrzeć w e-mailu (uśmiechnięte buźki „emotikonek” tylko częściowo je zastępują). Jednak, jako że wiadomości przekazywane są niemal natychmiast, ludzie zachowują się tak, jakby porozumiewali się twarzą w twarz. Ze względu na tę iluzję bliskości, ulegamy złudzeniu, że możemy w ten sposób komunikować się także w sprawach tak delikatnych, jak nieporozumienia czy krytyka i że ton naszej wiadomości będzie odebrany tak, jak to zamierzyliśmy.

Komunikacja – mail to nie osobisty kontakt

Co więcej – to, że możemy wysłać wiadomość w każdej chwili, wcale nie oznacza, że nasz rozmówca może ją odebrać. Ludzie jednak zwykle traktują opóźnienie odpowiedzi jako potencjalny cios – i, czując się lekceważeni, szybciej złoszczą się w e-mailach niż przez telefon. Anonimowość maili często prowadzi do nieuprzejmości – możemy czuć się mniej odpowiedzialni za to, co piszemy, szczególnie, jeśli nigdy nie rozmawialiśmy osobiście z drugą osobą. Nawet jeśli mamy dobre intencje, brak natychmiastowej odpowiedzi, dzięki której zazwyczaj dopasowujemy się do oczekiwań rozmówcy, sprawia czasem, że beztrosko wysyłamy wiadomości, które odbiorcę doprowadzają do wściekłości.

Rozpoczęcie relacji od rozmowy telefonicznej ustawia wzajemne oczekiwania na odpowiednim poziomie, a efekt ten utrzyma się podczas dalszej komunikacji mailowej. Im mniej kogoś znamy, tym bardziej jesteśmy skłonni popaść w to, co naukowcy nazywają przeniesieniem – przypisywanie naszych własnych pragnień i obaw drugiej osobie. Bez społecznych sygnałów, tendencja ta może wymknąć się spod kontroli, powodując ryzyko interpretacji wiadomości jako „nieuprzejmych i nieadekwatnych”. W przywołanym eksperymencie ze studentami, początkowy telefon mógł służyć jako „antidotum przeciwko przeniesieniu” sprawiając, że partnerzy stali się dla siebie nawzajem bardziej prawdziwi.

Jak wykorzystać tę wiedzę?

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci ustawić i lepiej prowadzić właściwie relacje mailowe z drugą osobą:

  • Nie żałuj czasu na telefoniczne lub osobiste przedstawienie się. Zaufanie łatwiej zbudować po krótkiej rozmowie.
  • W mailu dobrze jest szybko przejść do sedna, ale pominięcie zwykłych pozdrowień sprawia nieprzyjemne wrażenie.
  • Nie myl opóźnionej odpowiedzi z bierną agresją lub odrzuceniem.
  • Nie wysyłaj e-maili kiedy jesteś zły. Twoje słowa mogą się na tobie zemścić.
  • Obawiasz się, że jakiś drobiazg pozostanie niezauważony w wiadomości elektronicznej? Łap za telefon!

 

Autor: Bartek Kulesza

Facet po 40